Efektywność organizacji

Efektywnością organizacyjną określamy zdolność przedsiębiorstwa do produktywnego oraz oszczędnego wykorzystania posiadanych zasobów.

Efektywność warunkuje dobre funkcjonowanie organizacji i determinuje jej rozwój. Wskaźniki efektywności są narzędziami pomiaru organizacji procesów. Uwzględniają zdarzenia występujące wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji. Odzwierciedlają szybkość reakcji przedsiębiorstwa (wykorzystanie lub obrona) przed czynnikami płynącymi z otoczenia rynkowego. Budowanie efektywności organizacji powinno być  jednocześnie narzędziem budowy jej przewagi konkurencyjnej.

Efektywność jest także kryterium weryfikacji skuteczności, sprawności i wydajności  organizacji podczas realizacji przyjętych czy wyznaczonych przez właścicieli celów.

Efektywnym możemy nazywać przedsiębiorstwo, które w pełni wykorzystuje posiadane przez siebie zasoby do wytwarzania produktów lub/i usług, na które występuje popyt przy założeniu braku zbędnego gromadzenia zapasów.

Sposoby pomiaru efektywności

„Czego nie można mierzyć, tym nie można zarządzać”  R. S. Kaplan i D. P. Norton

W perspektywie długoterminowej to właśnie od efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa zależy  jego dalszy rozwój lub upadek. Z tego względu kwestie pomiaru efektywności nie powinny być przekładane na dalszy plan kosztem innych np. bieżących zadań. Wybrane wskaźniki efektywności powinny być weryfikowane regularnie, na bieżąco, a ich wartości porównywane z danymi rynkowymi (benchmarkowane).

Bardzo przydatnym  i szeroko wykorzystywanym narzędziem do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem są kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators – KPI). Wskaźniki pomiaru efektywności  powinny być wykorzystywane w każdym obszarze funkcjonalnym organizacji oraz być dostosowane do specyfiki pracy poszczególnych działów. Dzięki takiemu wykorzystaniu są praktycznymi narzędziami kontrolingu.

Cały kunszt wykorzystania sytemu KPI nie polega na mierzeniu wszystkiego a jedynie najważniejszych procesów i zdarzeń mających kluczowy wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Istota stworzenia systemu KPI polega na wybraniu wskaźników, które będą pomocne w podejmowaniu decyzji strategicznych w najważniejszych obszarach organizacji. Wybór wskaźników odbywa się po określeniu celów strategicznych firmy i kluczowych do monitoringu obszarów.

Tworząc listę wskaźników należy pamiętać aby:

• Wybrać wskaźniki zarówno finansowe jak i pozafinansowe,
• Zwrócić uwagę, aby wskaźniki ze sobą nie konkurowały – aby osiągnięcie efektu w jednym punkcie nie powodowało obniżenia efektywności w drugim,
• Dobierać wskaźniki, które są lub będą dostępne w krótkim czasie,
• Zweryfikować realny wpływ osób na wskaźniki, którymi mają zarządzać i które mają realizować.

Jak analizować i korzystać ze wskaźników efektywności?

1. Porównanie wartości wskaźnika z założonym celem.
   Wraz z określeniem konkretnego wskaźnika niezbędne jest ustalenie wartości docelowej, do której wartość KPI powinna dążyć. Realne określenie obecnej sytuacji będzie możliwe tylko poprzez porównanie zmierzonej efektywności do założonego celu.
2. Porównanie ex post.
   Jest to prosta analiza polegająca na porównaniu obecnej wielkości wskaźnika z wynikiem uzyskanym w obecnym roku bądź, w okresie poprzednim. Pogorszenie wyników w stosunku do roku poprzedniego (czasem również utrzymanie wyniku) jest sygnałem ostrzegawczym.
3. Analiza trendu.
   Jest kontynuacją analizy ex post. Polega na zestawieniu danych za przynajmniej 3 okresy historyczne i uchwyceniu trendu zmian. W zależności od rodzaju mierzonego wskaźnika pożądany trend może być rosnący, malejący lub stały. Przy analizie trendów pomocna jest wizualizacja danych. Często odpowiednio przedstawiony wykres jest czytelniejszy i łatwiejszy w analizie niż szczegółowy opis. Kluczem jest wybór odpowiedniego wykresu odpowiadającego prezentowanym danym jak również np. wybór skali.
4. Benchmarki.
   Kolejnym zastosowaniem wskaźników KPI jest porównywanie wyników naszej organizacji do najlepszych praktyk np. najlepszego konkurenta branżowego bądź firmy z innej branży, która jest ekspertem danego procesu, który benchmarkujemy.
5. Porównania wewnętrzne.
   Nie każdy wskaźnik można zbenchmarkować, w takim przypadku szukając porównań i niejako obiektywnych odniesień wiele korzyści możne przynieść porównanie wewnętrzne z analogicznym wskaźnikiem używanym w innym dziale firmy. Za przykład może posłużyć wskaźnik kosztów pracy na jednego zatrudnionego np. jako stosunek sumy wynagrodzeń działu do ilości zatrudnionych w nim osób. W taki sposób możemy porównać pracę działów wsparcia np. działu finansów i działu HR.

Pomiar efektywności produkcji

W każdym obszarze organizacji efektywność działań możemy mierzyć w oparciu o specjalnie dobrane wskaźniki, które obrazują wybrany obszar i umożliwią jego dokładną ocenę.

Przykładem mogą być wskaźniki efektywności produkcji. Umożliwiają one zidentyfikowanie problemów, które mogą wystąpić w trakcie tego procesu. Jeżeli wynik nawet jednego wskaźnika jest poniżej oczekiwań powinno być to odebrane jako sygnał ostrzegawczy, informujący o możliwości wystąpienia nieprawidłowości w całym obszarze a nawet całej organizacji.

Przykładowe KPI dla obszaru produkcji:

Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych: stosunek liczby maszynogodzin wykorzystanych do liczby maszynogodzin normatywnych w danym okresie.

Techniczny Koszt Wytworzenia (TKW) produktu: wskaźnik obejmujący koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem (np. koszty materiałów, płace pracowników produkcyjnych) oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu (np. koszty wydziałowe pośrednio produkcyjne tj. amortyzacja i administracja).

Wskaźnik czasu przestoju produkcji z powodu awarii: jest to stosunek czasu przestojów z powodu awarii do całkowitego czasu pracy parku maszynowego bądź poszczególnej maszyny. Przestoje produkcyjne powodowane awariami są problemem narażającym firmę na wyższe koszty. Podstawowym zadaniem managera odpowiedzialnego za produkcję jest minimalizowanie tego typu przestojów poprzez działania zapobiegawcze (np. regularne przeglądy i serwis) oraz sprawne zarządzanie zagrożeniem podczas trwania awarii.

Średni czas napraw (ang. MTTR - Mean Time To Repair): jest to stosunek czasu przestojów (z powodu awarii) do liczby awarii. Kluczowym dla produkcji jest jak najszybsze przywrócenie maszyny do pracy. Również w tym przypadku podstawowym zadaniem managera odpowiedzialnego za obszar jest skracanie czasu napraw poprzez działania zapobiegawcze np. zaopatrzenie magazynu w części zamienne. Wskaźnik ten doskonale sprawdza się do mierzenia efektywności pracy działu serwisu bądź (w zależności od nomenklatury) działu utrzymania ruchu jeśli taki dział jest wyodrębniony od działu produkcji.

Wskaźnik realnego czasu produkcji: jest to stosunek rzeczywistego do planowanego czasu produkcji.

Wskaźnik efektywności wykorzystania maszyn (ang. OEE - Overall Equipment Effectiveness): jest to iloczyn trzech innych wskaźników:

Dostępności – rozumianej jako procentowy czas, kiedy maszyna jest dostępna do pracy. Dostępność obniżana jest poprzez awarie maszyn.
Wydajności - rozumianej jako (procentowa) aktualna wydajność maszyny w stosunku do założonej normy.
Jakości – rozumianej jako procent produkowanych wyrobów, które są dobrej jakości.

Wskaźnik wylicza się według wzoru: OEE = dostępność x wykorzystanie x jakość. Każdy nieplanowany przestój, wyprodukowanie wadliwego elementu czy praca w niższej wydajności jest marnotrawstwem zasobów, którego możny uniknąć.

Innymi wskaźnikami mogą być np.: ilość braków, części wadliwych czy ilość odpadów.

Podsumowanie

Kluczowe wskaźniki efektywności to wskaźniki stosowane jako mierniki oceny stopnia realizacji celów biznesowych. Każda organizacja wykorzystująca KPI (lub podobne systemy oparte na wyznaczaniu i rozliczaniu celów) powinna zadbać by w organizacji funkcjonowały wskaźniki oceny efektywności, dzięki którym ocena celów będzie się odbywała na podstawie obiektywnych wartości (wartości wskaźników) tj. na podstawie faktów a nie subiektywnych opinii.

KPI powinny być dostosowane do konkretnego przedsiębiorstwa i kluczowych procesów w łańcuchu wartości firmy. Analogicznie wybierając KPI opisujące proces produkcji należy zawsze brać pod uwagę specyfikę konkretnej firmy, branże w jakiej działa oraz specyfikę samego zakładu produkcyjnego. Każda z tych trzech zmiennych będzie implikowała inne planowanie działań w sytuacji awaryjnej (np. w firmie z branży automotive i firmie produkującej środki czystości), w zapewnieniu dostępności części zamiennych czy też przy zawieraniu umów z dostawcami/ kontrahentami i kooperantami.